Privacyverklaring

Het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden verwerkt een aantal persoonsgegevens over jou. Er wordt zorgvuldig omgegaan met jouw gegevens, omdat wij de bescherming van jouw persoonsgegevens uiterst belangrijk vinden. Wij vinden het tevens belangrijk om duidelijk en transparant te zijn over deze gehele verwerking. Daarom hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. Hierin vind je alle informatie over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is van toepassing op al het (toekomstig) personeel, ongeacht het soort arbeidsrelatie die de organisatie met jou heeft. In ons privacybeleid kun je uitgebreide informatie vinden over onze omgang met jouw privacy.

Wat persoonsgegevens zijn en waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect iets over jou zeggen. Denk aan jouw naam, BSN en telefoonnummer. Als werk- en/of opdrachtgever hebben wij een aantal verplichtingen tegenover jou. Om die verplichtingen goed na te kunnen komen, hebben wij een aantal gegevens van jou nodig die wij vervolgens verwerken. Het verwerken van deze gegevens doen wij echter alleen voor de doeleinden die verband houden met jouw werk. Deze doeleinden omvatten:

het uitvoeren van de arbeids-, detacherings-, uitzend-, payroll-, of vrijwilligersovereenkomst dan wel de stage-overeenkomst en/of de overeenkomst van opdracht;
het begeleiden en beoordelen van personeel;
beheren van de (personeels- en salaris)administratie;
voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale verplichtingen;
de afhandeling van een sollicitatieprocedure;
het doen van betalingen;
de vaststelling van de hoogte van de pensioenaanspraak van personeelsleden, alsmede advisering omtrent de hoogte van de pensioenaanspraak en overige pensioen-gerelateerde werkzaamheden;
het uitoefenen van de accountantscontrole;
het behandelen van geschillen;
het doen van onderzoek;
organiseren van bijeenkomsten.

Welke gegevens wij verwerken

De gegevens die wij (kunnen) verwerken zijn:

naam, achternaam en contactgegevens;
geboortedatum en geslacht;
administratienummer;
BSN-nummer;
KVK-nummer;
Btw-nummer;
medische gegevens;
verzuimgegevens;
beoordelingen;
gegevens met het oog op het betalen van salarissen en andere geldsommen (zoals bonussen);
gegevens met het oog op het betalen van premies en/of belastingen;
gegevens met het oog op het berekenen en betalen van pensioenen en/of andere uitkeringen;
gegevens over de aard en inhoud van de (huidige) dienstbetrekking; • gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen en/of cursussen; • gegevens met het oog op de aanwezigheid van de personeelsleden, zoals bijvoorbeeld afwezigheid in verband met verlof of bevalling;
gegevens die in het belang van de personeelsleden worden opgenomen in de personeelsadministratie met het oog op hun arbeidsomstandigheden;
beeldmateriaal, met of zonder geluid;
overige gegevens waarvan de verwerking wordt vereist door de wet of die noodzakelijk zijn om een wettelijke regeling toe te kunnen passen.

Gronden voor de gegevensverwerking

Wij verwerken jouw gegevens om onze verplichtingen uit de overeenkomst na te kunnen komen en om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Wij kunnen jouw gegevens ook in de volgende gevallen verwerken:

je hebt toestemming verleend;
ter bescherming van jouw vitaal belang;
om een gerechtvaardigd belang te kunnen behartigen;
om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te kunnen voeren.

Hoe wij aan de gegevens komen

De meeste gegevens verkrijgen wij rechtstreeks van jou. Daarnaast kunnen sommige gegevens op een andere manier worden verzameld:

tijdens jouw werkzaamheden in de loop van jouw dienstverband;
van andere partijen, waarbij wij uiteraard de wettelijke voorschriften in acht nemen. Hierbij kan gedacht worden aan referenties, openbaar beschikbare informatie en voormalige werkgevers.

Wanneer je weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, zijn wij, afhankelijk van de omstandigheden, mogelijk niet in staat om onze verplichtingen jegens jou of wettelijke verplichtingen na te komen. Daarom zal het weigeren van het verstrekken van de gegevens mogelijk ertoe leiden dat wij geen arbeidsrelatie met jou kunnen aangaan of de arbeidsrelatie moeten beëindigen.

Met welke partijen de gegevens (kunnen) worden gedeeld

Het samenwerkingsverband heeft de salarisadministratie en pensioen-gerelateerde zaken uitbesteedt aan Gemeente Terschelling. Hier zijn afspraken over gemaakt. Wanneer het samenwerkingsverband jouw gegevens met anderen deelt, dan is hier een geldige grondslag voor. Denk aan het delen van jouw gegevens met een adviesbureau.

Wie er toegang hebben tot de gegevens

Niet iedereen heeft toegang tot jouw gegevens. Het samenwerkingsverband draagt er zorg voor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor functionarissen die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie of wanneer een specifieke wet dit vereist. Het samenwerkingsverband kan ook gebruik maken van diensten van derden. Met derden worden altijd schriftelijke afspraken gemaakt over de uitwisseling van en de omgang met de persoonsgegevens.

Wat wij doen om jouw gegevens te beschermen

Wij treffen verschillende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen staan uitgebreid beschreven in ons informatiebeveiligingsbeleid. Dit beleid wordt regelmatig aangepast aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen. Voor meer informatie hierover kun je ons informatiebeveiligingsbeleid raadplegen.

Hoe wij omgaan met cookies

Het samenwerkingsverband maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over de cookies kun je onze cookieverklaring raadplegen.

Welke bewaartermijnen wij hanteren

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Maar soms zijn wij verplicht om je persoonsgegevens langer te bewaren als een specifieke wet dit bepaalt. Denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet. De gegevens zullen dan na het verstrijken van die bewaartermijn worden verwijderd.

Welke rechten je hebt

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten om controle te blijven behouden over jouw persoonsgegevens. Het gaat om de volgende rechten:

geïnformeerd worden over de wijze waarop de persoonsgegevens worden verwerkt;
de gegevens die het samenwerkingsverband verwerkt inzien;
de persoonsgegevens aanvullen en/of wijzigen;
de persoonsgegevens laten verwijderen;
de verwerking van de persoonsgegevens laten verminderen;
de persoonsgegevens over laten dragen;
bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;
de gegeven toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens intrekken.

Wanneer je je rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek bij ons indienen door telefonisch contact op te nemen of door een e-mail te versturen naar info@dewaddeneilanden.nl. Er kan ook een brief worden verstuurd. Wij doen uiteraard ons uiterste best om gevolg aan je verzoek te geven, maar soms is dit niet altijd mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die wij niet mogen verwijderen, omdat wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.

Wij zullen binnen twee weken en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek informatie geven over het gevolg dat wij aan het verzoek geven. Deze termijn kan, indien nodig, met twee maanden verlengd worden wanneer wij bijvoorbeeld veel verzoeken tegelijk binnen hebben gekregen of het verzoek complex is. Wij zullen je uiteraard altijd tijdig op de hoogte stellen wanneer dit het geval is.

Klachten en vragen

Als je vragen of klachten hebt over de manier waarop het samenwerkingsverband met jouw persoonsgegevens omgaat, dan je kun ons bellen, e-mailen of een brief versturen. Onderaan deze privacyverklaring tref je de contactgegevens aan.

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord of wil je vertrouwelijke zaken bespreken, dan kun je contact opnemen met onze Functionaris voor gegevensbescherming via fg@leeuwarden.nl. Je kunt ook een brief versturen naar:

Functionaris voor gegevensbescherming
Postbus 21000
8900 JA Leeuwarden

Mocht je, na behandeling van jouw klacht of verzoek, het niet eens zijn met het resultaat, dan kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie hierover vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijziging van deze privacyverklaring

Wanneer wij deze privacyverklaring willen wijzigen, zullen wij dit minstens twee weken van tevoren aankondigen op onze website. Het is daarom noodzakelijk dat je de website regelmatig bezoekt zodat je op de hoogte blijft over hoe wij met jouw persoonsgegevens en privacy omgaan.

Contactgegevens

Samenwerkingsverband De Waddeneilanden
Droogstraat 3
8861 SR Harlingen

Postadres:
Droogstraat 3
8861 SR Harlingen

Centraal telefoonnummer: 0517-740000
Website: www.dewaddeneilanden.nl
E-mail: info@dewaddeneilanden.nl

Harlingen, februari 2025